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さまざまな業務改善が可能なファイル共有サービス

データ探しが楽になる

ファイル共有サービスを利用することでデータ探しが非常に楽になります。ファイルがどこにあるのかわかりづらく、毎回探すのに苦労しているということであればそれだけで時間のロスです。ファイル共有サービスで業務時間を短縮しましょう。

ファイル共有サービスの利点

ファイル

さまざまな形で利用したいファイル共有サービス

ファイル共有サービスというものを知っていますか?ファイル共有サービスとは会社の情報の保管ややり取りを効率的に行うためのものです。ファイル共有サービスが確立していれば、会社のデータどこにあるのかすぐに探すことができ、保存も簡単なので、業務がよりスムーズに行えるといえるでしょう。会社にサーバーなどを置く自社運用型と、クラウドを利用するものがあります。他にも便利なサービスとしてウェブメールなどがありますので、会社にどのような改革が必要か考えて導入を検討してみてください。

オンラインストレージサービスについて

オンラインストレージサービスとはどんなものかご存じでしょうか。ストレージとは直訳すると「貯蔵庫」ですね。オンラインストレージサービスを簡単に説明すると、クラウドシステムを利用してネット上に会社のデータを保存できるサービスといえます。オンライン上にデータを保管することによってたくさんのメリットが生まれ、効率的な業務へ向けての改善もしやすくなります。利点を知り、オンラインストレージサービスの導入を検討してみましょう。ファイル共有サービスでもクラウドへ情報を保管するものが多いです。

クラウド版とオンプレミス版

上記で説明したように社内でファイル共有をスムーズに行うようなソフトにはクラウドを利用するものと、会社にサーバーやシステムを設置するものにわけられます。前者をクラウド版、後者をオンプレミス版ということが多いです。クラウド版は会社にサーバーなどを設置しなくてよいというメリットがあり、オンプレミス版はセキュリティー面でより強固だという利点があります。サービス提供会社のホームページを見てどちらがよいか検討してみてください。

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ウェブメールの導入について

パソコン

ウェブメールとは何か

ウェブメールと普通のメールの相違点や、ウェブメールの主な特長についてかいていますので、是非参考にしてください。

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メールボタン

ウェブメールの細かい機能

ウェブメールで利用できる細かい機能を説明しています。会社で利用することによって業務改善に繋がりそうか判断してみてください。

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クラウド利用のファイル共有サービスの利点

場所を選ばない

クラウドへ端末を繋げばどこからでもファイルを閲覧することができます。会社以外で情報を確認したり、仕事をしたいという場合でも、クラウド利用のファイル共有サービスを導入していれば問題ないですね。

どの端末でもアクセス可能

情報へのアクセス権限があればどの端末からでも情報を見ることができます。スマートフォンやタブレットなど、携帯端末でも仕事をすることができるのです。仕事の場所を選ばない時代といえますね。

サーバーのメンテナンスが必要ない

サーバーを自社に設置しているわけではないので、定期的なサーバーメンテナンスなどが必要ありません。サーバーの管理は非常に面倒なものですが、クラウド利用であればそんな手間もいらないですね。

バックアップしなくてOK

会社にサーバーがある場合、万が一サーバーが故障することを考えて、データのバックアップをとっておく必要があります。しかしクラウドへデータを保管する場合、自動的にバックアップをとってくれるので、バックアップ先をどこにしようか困ることもありません。

導入費用が安い

サーバーなどの設置をする必要がないので、オンプレミス版に比べるとクラウド版の方が導入費用が安くすみます。初期費用があまり掛からないのは大きな利点ですね。

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